Zásady ochrany osobních údajů
Účinné od 7. 10. 2026 · verze 2026-10 · Obchodní podmínky
1. Kdo údaje zpracovává
Správcem osobních údajů uživatelů, zájemců a kontaktních osob je Flexisoftware s.r.o., IČO 05040825, se sídlem Ondřejov 7, 393 01 Pelhřimov, e‑mail info@flexisoftware.cz. U údajů obsažených v seznamech partnerů, které do služby vkládá zákazník, je zákazník správcem a poskytovatel zpracovatelem (viz bod 7).
2. Jaké údaje a proč
| Údaje | Účel a právní základ |
|---|---|
| Jméno, e‑mail, role v účtu, otisk hesla (argon2id), šifrované tajemství dvoufázového ověření, otisky záložních kódů, čas posledního přihlášení | Provoz účtu a přihlášení. Plnění smlouvy, oprávněný zájem na bezpečnosti. |
| Název a fakturační údaje firmy, objednávky, platby, faktury | Předplatné a fakturace. Plnění smlouvy, zákonná povinnost (účetnictví a daně, uchování 10 let). |
| Bezpečnostní záznamy (přihlášení, neúspěšné pokusy, změny nastavení): akce, čas, IP adresa | Ochrana účtů, vyšetření incidentů a zneužití. Oprávněný zájem. |
| Seznamy partnerů zákazníka (IČO, DIČ, štítek, poznámka, přiřazení ke klientům), zahraniční DIČ, výsledky kontrol, doklady o prověření | Hlídání partnerů a upozornění. Plnění smlouvy; k osobním údajům v seznamech viz bod 7. |
| Údaje z veřejných registrů o hlídaných subjektech (názvy, adresy sídla, statutární orgán, společníci, zveřejněné bankovní účty, insolvenční řízení) | Hlídání partnerů. Plnění smlouvy, oprávněný zájem zákazníků na ověření partnera. Údaje jsou veřejné. |
| Bezplatné ověření bez účtu: e‑mail, ověřované IČO, čas a potvrzení, IP adresa jen ve formě nevratného otisku (HMAC) | Zaslání výsledku a omezení zneužití (jedno ověření na e‑mail, denní strop). Souhlas se zasláním výsledku, oprávněný zájem na ochraně služby. |
| E‑mail zájemce a údaj o samostatném souhlasu se zasíláním obchodních sdělení (včetně času a verze souhlasu) | Zasílání nabídek služby, jen pokud jste zaškrtli samostatný souhlas. Souhlas, kdykoli odvolatelný. |
3. Jak dlouho údaje uchováváme
- Nepotvrzené žádosti o bezplatné ověření mažeme po 7 dnech.
- E‑mail zájemce uchováváme jako evidenci jednoho ověření. Pro obchodní sdělení ho používáme jen do odvolání souhlasu. Odhlásit se lze odkazem v každém e‑mailu.
- Údaje účtu uchováváme po dobu trvání smlouvy. Po zrušení účtu je na žádost bez zbytečného odkladu smažeme nebo anonymizujeme. Odebraný uživatel je v týmu anonymizován.
- Faktury a účetní doklady uchováváme po dobu stanovenou zákonem.
- Bezpečnostní záznamy uchováváme po dobu nutnou k ochraně služby.
4. Komu údaje předáváme
- Dodavatelé, kteří pro nás zpracovávají údaje: provozovatel serveru a hostingu, poskytovatel odesílání e‑mailů a banka (Fio banka, párování došlých plateb). S nimi máme zpracovatelské smlouvy.
- Registry, na které se ptáme (ARES, registr DPH, insolvenční rejstřík, VIES a další evropské registry): dostanou jen IČO nebo DIČ sledovaného subjektu, nikoli údaje o vás ani o zákazníkovi.
- Služba časových razítek (tarif Kancelář+): dostane jen kontrolní otisk dokladu, ne jeho obsah.
- Údaje neprodáváme a nepředáváme je dalším příjemcům k jejich vlastním účelům. Mimo EU/EHP je nepředáváme, s jedinou výjimkou: pokud udělíte souhlas s analytickými nebo marketingovými cookies, získá údaje o návštěvě poskytovatel zapnutého nástroje (Google, Meta, Seznam.cz aj., viz Cookies), který je může zpracovávat i mimo EU/EHP.
5. Zabezpečení
Hesla ukládáme jen jako otisk (argon2id). Tajemství dvoufázového ověření a tokeny jsou šifrované. Přenos chrání HTTPS. Data zákazníků jsou na úrovni databáze oddělena (řádková izolace podle účtu). Dvoufázové ověření je povinné pro správce účtů. Přístupy jsou zaznamenávány.
6. Cookies
Nezbytné cookies (přihlašovací relace, ochrana formulářů, uložení volby v cookie liště) používáme vždy. Analytické a marketingové cookies a měřicí nástroje (např. Google, Meta, Seznam.cz) zapneme jen na veřejných stránkách a jen s vaším souhlasem. Odmítnutí je stejně snadné jako souhlas, souhlas můžete kdykoli změnit v „Nastavení cookies“ v patičce. V aplikaci, v administraci a na přihlášení měření nepoužíváme. Přehled aktuálně používaných cookies je na stránce Cookies. Právním základem je váš souhlas.
7. Údaje o partnerech: poskytovatel jako zpracovatel
Zákazník vkládá do služby IČO a DIČ svých partnerů, mezi nimiž mohou být osoby samostatně výdělečně činné, a může přidávat štítky a poznámky. Zákazník je správcem těchto údajů a odpovídá za to, že je smí zpracovávat. Poskytovatel je zpracovává jen pro poskytování služby, na základě dokumentovaných pokynů zákazníka (tyto podmínky a používání služby), s povinností mlčenlivosti osob, které k nim mají přístup. Přiměřená technická a organizační opatření jsou popsána v bodě 5. Zapojení dalších zpracovatelů je popsáno v bodě 4. Poskytovatel pomáhá zákazníkovi s vyřízením žádostí subjektů údajů, hlášením incidentů bez zbytečného odkladu a po ukončení služby údaje na žádost smaže nebo vrátí. Zákazník může poskytovatele požádat o doložení souladu.
8. Vaše práva
Máte právo na přístup k údajům, opravu, výmaz, omezení zpracování, přenositelnost a právo vznést námitku proti zpracování na základě oprávněného zájmu. Souhlas se zasíláním obchodních sdělení můžete kdykoli odvolat, aniž by to ovlivnilo bezplatné ověření nebo využívání služby. Žádosti posílejte na e‑mail info@flexisoftware.cz. Máte také právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů (uoou.gov.cz).
Automatizované rozhodování s právními účinky neprovádíme. Stav partnera ve službě je informace, rozhoduje vždy zákazník.
9. Změny zásad
Při podstatné změně zásad informujeme registrované uživatele e‑mailem. Aktuální znění je vždy na této stránce.